GENEL BİLGİ
Profesyonel iş yaşamında ofisin düzeni, telefon trafiği ve insanların
nasıl karşılandıkları çok önemlidir. Çoğu zaman, telefonda ‘alo’ diyen
ses, iş yeri hakkında ilk izlenimleri etkiler. Sekreterin ses tonu,
diksiyonu, dinleme ve konuşma tarzı, hitap şekli gibi unsurların tümü bir
araya gelerek insanlar üzerinde işletmeye ilişkin bir etki bırakır. Çünkü,
insanların karşılarında gördükleri tek bir kişi değil, işletmenin ta
kendisidir.
Günümüz iş yaşamında üretim ve satış kadar önemli başka unsurlar da
vardır. Hemen hemen her işletme için öncelikli ilke; yönetimde
verimliliktir. Verimliliğin sağlanması için de faaliyet alanları ne olursa
olsun, işletmelerin kurum kimliğine uygun bir sisteme sahip olması
gerekir. Bu sistem de ancak, profesyonel çalışma mantığıyla yönetilen iş
yerlerinde kurulabilir.
Büro yönetimi
ve sekreterlik, hızla değişen ve gelişen iş dünyasının gereksinimlerini
karşılayabilmek amacıyla ortaya çıkmış bir alandır. Tüm dünyada
geçerliliği ve önemi giderek artan bu alan iş yaşamının vazgeçilmez bir
parçası hâline gelmiştir.
İşletme yönetimi ve idare anlayışı değiştikçe profesyonel sekreterlik ile
yönetici sekreterliği meslekleri ön plana çıkmıştır. Klasik sekreterlik
kavramının dışında çağdaş uzmanlık alanı hâline gelen bu meslekler günümüz
işletmelerinde kilit öneme sahiptir. Yöneticinin bürosu işletmenin yönetim
piramidinin üst noktası ve iletişimin merkezidir. Bu önemli merkezde
sekreterler önemli rol oynamaktadır. Sekreterler büroların düzenli
işlemesini sağlayan, iletişimi düzenleyen, yöneticinin zamanını organize
eden vazgeçilmez elemanlardır. Ofis ortamının sistemli olması, sadece
yöneticiler için değil işletmede çalışan kişiler açısından da önemlidir.
Diğer taraftan modern iş hayatında firmaların üst düzey yöneticileri
iletişimi düzenleyen, evrak akışını kontrol eden profesyonel yardımcılara
ihtiyaç duymaktadır. Bu önemli görevi üstlenen yönetici sekreterler artık,
yöneticinin sağ kolu olmaktan çıkmış neredeyse iş ortağı durumuna
gelmiştir. Çağımızda bilgisayarın ve bilgi teknolojilerinin gelişmesi büro
otomasyonunu da beraberinde getirmiştir. Büro otomasyonu; büro
hizmetlerinde, elektronik makineler ve bilgisayarlarla işlerin yapılmasını
tanımlar. Büro otomasyonunda; başta bilgisayar olmak üzere, telefon, faks,
gibi iletişim araçlarıyla birlikte daktilo, fotokopi gibi mekanik araçlar
da kullanılır. Teknolojiyle birlikte arşivleme, dosyalama ya da evrak
kayıt gibi işler bilgisayarla yapılmaya başlanmıştır. Bu durum,
bürolardaki evrak trafiğini hafifletmenin yanı sıra iş akışının daha
sağlıklı yürümesini sağlamıştır. Bürolarda, sekreterlerin en büyük
yardımcıları büro makineleridir. Büro otomasyon sisteminin kullanılması
işlerin düzenli ve zamanında yapılmasını kolaylaştırır. Ancak bu
teknolojiyi kullanmak ve verim alabilmek için mutlaka meslekî eğitim almak
gerekir. Bugün üretim ve hizmet alanlarının tümünde eğitimli, kendini
geliştirmiş meslek elemanlarına ihtiyaç vardır.
Günümüzde büro yönetimi ve sekreterlik alanı, alt dalları barındıracak
düzeyde gelişmiştir. Modern iş yaşamında bu meslek tıp, hukuk ve ticaret
sekreterliği gibi farklı uzmanlık alanlarıyla birlikte tanımlanmaya
başlamıştır. Sekreterler, görev yaptıkları işletmenin faaliyet alanına
ilişkin temel bilgilere ve işleyişe hakim olmalıdır. Örneğin tıp
merkezinde ya da hukuk bürosunda görev yapan sekreterlerin görev tanımları
ve çalışma biçimleri birbirinden farklıdır. Bu farklılıklar, zamanla
sekreterlik mesleği içinde alt meslek dallarının oluşmasını beraberinde
getirmiştir.
Konu: BÜRO YÖNETİMİ VE SEKRETERLİK BÖLÜMÜ 
